Những điều cần biết về lập vi bằng

1. Thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng, giá trị pháp lý của vi bằng

- Thừa phát lại được lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi toàn quốc, trừ các trường hợp không được lập vi bằng.

- Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.

- Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật; là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

- Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu thấy cần thiết, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng. Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác phải có mặt khi được Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân triệu tập.

2. Các trường hợp không được lập vi bằng

- Thừa phát lại không được nhận làm những việc liên quan đến quyền, lợi ích của bản thân và những người thân thích của mình, bao gồm: Vợ, chồng, con đẻ, con nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, bác, chú, cậu, cô, dì và anh, chị, em ruột của Thừa phát lại, của vợ hoặc chồng của Thừa phát lại; cháu ruột mà Thừa phát lại là ông, bà, bác, chú, cậu, cô, dì.

- Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng bao gồm: Xâm phạm mục tiêu về an ninh, quốc phòng; làm lộ bí mật nhà nước, phát tán tin tức, tài liệu, vật phẩm thuộc bí mật nhà nước; vi phạm quy định ra, vào, đi lại trong khu vực cấm, khu vực bảo vệ, vành đai an toàn của công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự; vi phạm quy định về bảo vệ bí mật, bảo vệ công trình an ninh, quốc phòng và khu quân sự.

- Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo quy định; trái đạo đức xã hội.

- Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.

- Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.

- Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.

- Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.

- Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

3. Thỏa thuận về việc lập vi bằng

- Người yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận bằng văn bản với Trưởng Văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau đây:

+ Nội dung vi bằng cần lập;

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

+ Chi phí lập vi bằng;

+ Các thỏa thuận khác (nếu có).

- Thỏa thuận lập vi bằng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.

4. Thủ tục lập vi bằng

- Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Việc ghi nhận sự kiện, hành vi trong vi bằng phải khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến việc lập vi bằng.

Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp.

Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.

- Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.

- Vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc lập vi bằng, Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng, tài liệu chứng minh (nếu có) đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở để vào sổ đăng ký. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng.

Sở Tư pháp xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng; thực hiện đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu về vi bằng theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

5. Hình thức và nội dung chủ yếu của vi bằng

- Vi bằng được lập bằng văn bản tiếng Việt, có nội dung chủ yếu sau đây:

+ Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;

+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;

+ Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;

+ Họ, tên người tham gia khác (nếu có);

+ Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;

+ Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;

+ Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).

Vi bằng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; vi bằng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ; số lượng bản chính của mỗi vi bằng do các bên tự thỏa thuận.

- Kèm theo vi bằng có thể có các tài liệu chứng minh; trường hợp tài liệu chứng minh do Thừa phát lại lập thì phải phù hợp với thẩm quyền, phạm vi theo quy định.

6. Sửa lỗi kỹ thuật vi bằng

- Trong trường hợp có sai sót về kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn vi bằng mà việc sửa không làm ảnh hưởng đến tính xác thực của sự kiện, hành vi được lập vi bằng thì Thừa phát lại có trách nhiệm sửa lỗi đó. Việc sửa lỗi kỹ thuật vi bằng được thực hiện tại Văn phòng Thừa phát lại đã lập vi bằng đó.

- Thừa phát lại thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi nội dung đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của Văn phòng Thừa phát lại.

- Trong trường hợp vi bằng đã được gửi cho người yêu cầu và Sở Tư pháp thì Văn phòng Thừa phát lại phải gửi vi bằng đã được sửa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp.

7. Cấp bản sao vi bằng

- Việc cấp bản sao vi bằng do Văn phòng Thừa phát lại đang lưu trữ bản chính vi bằng đó thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc cung cấp hồ sơ vi bằng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã lập vi bằng;

+ Theo yêu cầu của người yêu cầu lập vi bằng, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vi bằng đã được lập.

- Người yêu cầu cấp bản sao vi bằng quy định tại điểm b khoản 1 Điều này phải trả chi phí cấp bản sao vi bằng theo mức sau đây: 05 nghìn đồng/trang, từ trang thứ 03 trở lên thì mỗi trang là 03 nghìn đồng.

Vũ Giang